structuur aanbrengen in je administratie met ADHD

Structuur aanbrengen in je administratie met ADHD: Praktische tips voor rust en overzicht

Heb je ADHD en voelt je administratie als een chaotische berg waar je niet doorheen komt? Je bent niet de enige. Voor mensen met ADHD kan het organiseren van papieren en het bijhouden van administratie overweldigend zijn. Gelukkig kun je met een eenvoudig en gestructureerd systeem rust in de chaos brengen. Hier zijn enkele praktische tips om je administratie onder controle te krijgen, zelfs als je het gevoel hebt dat structuur voor jou onbereikbaar is.

1. Minimaliseer en Vereenvoudig

Het eerste wat je kunt doen, is zoveel mogelijk papierwerk elimineren. Digitaliseer je administratie waar mogelijk. Papieren documenten kunnen makkelijk rondslingeren en raken vaak kwijt. Door je belangrijke documenten digitaal op te slaan, bijvoorbeeld in Google Drive of Dropbox, zorg je ervoor dat je alles terug kunt vinden met een paar muisklikken. Je kunt je telefoon of een scanner gebruiken om je papieren in te scannen en netjes te archiveren in digitale mappen.

Daarnaast is het handig om automatische betalingen in te stellen voor terugkerende kosten, zoals huur, energie of abonnementen. Dit bespaart je de stress van het handmatig bijhouden van elke factuur. Als je minder hoeft te onthouden, kun je meer focussen op de taken die echt aandacht vragen.

2. Een Kleuren- en Categorieensysteem

Mensen met ADHD zijn vaak gebaat bij visuele hulpmiddelen. Een kleurgecodeerd systeem kan enorm helpen om je administratie overzichtelijk te houden. Gebruik verschillende kleuren voor verschillende categorieën, zoals rekeningen, verzekeringen, en belastingen. Dit maakt het makkelijker om snel te zien wat je in handen hebt zonder alles te hoeven doorzoeken.

Een simpele truc is om doorzichtige mappen of insteekhoezen te gebruiken, zodat je meteen ziet wat erin zit. Het visuele aspect helpt je om sneller te reageren en voorkomt dat stapels papier zich opstapelen.

3. Houd het Eenvoudig: Fysieke Mappen voor Belangrijke Documenten

Het is verleidelijk om je administratie in talloze subcategorieën te verdelen, maar dat maakt het vaak juist ingewikkelder. Beperk het aantal categorieën en gebruik een paar simpele fysieke mappen voor je belangrijkste documenten. Denk aan categorieën als:

• Actie vereist: Voor alles wat direct aandacht nodig heeft.
• In afwachting: Voor zaken die nog niet zijn afgerond, zoals openstaande vragen of te verwachten reacties.
• Opgeborgen: Documenten die je veilig wilt bewaren, maar niet vaak nodig hebt.
• Belangrijk: Voor onmisbare papieren zoals je paspoort, geboorteakte, en andere essentiële documenten.

Hoe minder keuzes je hebt, hoe makkelijker het wordt om alles georganiseerd te houden.

4. Routine is de Sleutel

Structuur aanbrengen werkt het beste als je het regelmatig doet. Plan daarom een vaste tijd in om je administratie bij te werken. Dit kan zo simpel zijn als 15 minuten per dag, of één uur per week. Kies een moment waarop je je goed kunt concentreren en maak er een routine van. Om jezelf te helpen herinneren aan deze taak, kun je gebruik maken van timers of herinneringen op je telefoon.

Vergeet niet: als je regelmatig kleine stapjes zet, voorkom je dat de administratie zich opstapelt tot een overweldigende taak.

5. Maak Gebruik van Visuele Planningstools

Naast je fysieke administratie, kunnen visuele tools je helpen om overzicht te houden. Een kalender waarin je deadlines voor betalingen en belangrijke taken noteert, kan bijvoorbeeld heel nuttig zijn. Hang een fysieke kalender op een prominente plek in huis of gebruik een digitale kalender met meldingen om je te herinneren aan aankomende taken.

Een to-do-lijst kan ook helpen om je taken in kleine, behapbare stappen op te splitsen. Apps zoals Todoist, Microsoft To Do of Google Keep bieden een eenvoudige manier om je taken bij te houden en af te vinken. Houd de lijst kort en overzichtelijk, zodat het niet te veel wordt.

6. Digitale Tools voor Extra Ondersteuning

Er zijn verschillende digitale tools die speciaal zijn ontworpen om je administratie eenvoudiger te maken. Denk aan budget-apps zoals YNAB (You Need A Budget) die je helpen om je financiën overzichtelijk te houden en je eraan herinneren wanneer rekeningen betaald moeten worden. Daarnaast zijn er documentmanagement-apps zoals Evernote of Notion, waarin je al je gescande documenten kunt organiseren en opslaan. Deze tools maken het makkelijk om op elk moment toegang te hebben tot je administratie.

7. Blijf Flexibel en Vier Je Successen

Het belangrijkste is om flexibel te blijven. Niet elk systeem zal direct voor je werken, en dat is oké. Pas het aan op wat voor jou het beste werkt. Misschien moet je experimenteren met verschillende systemen voordat je het systeem vindt dat bij je past. En vergeet niet: elke kleine vooruitgang is een succes. Vier de momenten dat je je administratie op orde hebt, hoe klein ook. Dit helpt je gemotiveerd te blijven en voorkomt dat je ontmoedigd raakt als het even niet gaat zoals je had gehoopt.

Conclusie

Het organiseren van je administratie met ADHD hoeft geen onmogelijke opgave te zijn. Door een systeem te kiezen dat eenvoudig, visueel en flexibel is, en door routines in te stellen die passen bij jouw manier van werken, kun je controle krijgen over je administratie en onnodige stress voorkomen. Begin klein, probeer verschillende benaderingen, en je zult merken dat je stap voor stap meer rust en overzicht creëert in je leven.

Heb je vragen of hulp nodig bij het ontspullen en organiseren van je administratie? Neem gerust contact op, ik help je graag verder!